Setor surgiu de uma reivindicação do sindicato dos servidores
Há três anos, o Hospital Regional Universitário de Maringá (HUM) ganhou um Protocolo Geral. Esse serviço era uma reivindicação do sindicato, porque o trâmite de documentos é uma questão muito importante em um hospital e vinha se tornando cada vez mais difícil por causa do crescimento da instituição. Por isso, essa conquista merece ser comemorada com uma reportagem, na qual explicamos os detalhes da estrutura e das funções do protocolo do HUM.
A coordenadora do Protocolo Geral do Hospital, Cristiane de Oliveira de Araújo (foto acima), disse que “os documentos relacionados ao HUM eram entregues no setor de Recursos Humanos e dali encaminhados para o protocolo da Universidade Estadual de Maringá (UEM). Chegando na UEM, os documentos eram registrados; isto é, protocolizados e enviados para os setores dentro da Universidade. O HUM era apenas um destes setores, ficava meio esquecido. Então, ter um setor específico, um protocolo nosso, foi uma conquista para o hospital que lida com documentos muito importantes.”
É no Protocolo que os documentos são recebidos, registrado, analisados e despachados. “Nós cuidamos de documentos que precisam ser encaminhados para dentro do HUM ou para a UEM. Só protocolizamos documentos que são entregues dentro da instituição, não protocolizamos documentos que vão para fora”, explicou Cristiane. Entre os papéis que o setor lida diariamente estão documentos pertinentes à vida funcional do servidor como ofícios, atestados e requerimentos, aqueles que as pessoas precisam para elevação de nível do servidor na carreira, por exemplo, são protocolizados no serviço de Protocolo Geral do HUM.
Mas não são só os servidores os beneficiados pelo setor. Os internos, estudantes de medicina da UEM, quando precisam que suas reivindicações fiquem registradas oficialmente, devem fazer uma protocolização. Assim, o documento fica registrado no Sistema de Gerenciamento de Documentos (SGD), do HUM, que administra o tramite de papeis dentro da instituição, que foi desenvolvido especialmente para a UEM/HUM, no Núcleo de Processamento de Dados.
Comunidade – Além disso, quando um paciente precisa saber a que tipo de tratamento foi submetido ou a causa da morte de alguém, enfim, quando a família precisa de informações para dar andamento em questões legais é o Protocolo do HUM que deve procurar. “Nós é que viabilizamos a cópia e a entrega do Prontuário. A ficha que reúne todas as informações acerca de um paciente”, explica a coordenadora do Protocolo Geral. “No entanto, para a entrega do prontuário há algumas exigências como: ter o documento oficial e ser maior de idade. Quando se está solicitando as informações sobre um menor, o responsável é que deve fazer a solicitação”, explica Christiane.
“É importante dizer, também, que esse documento não é entregue na hora. Todos os requerimentos são encaminhamos para a diretoria médica. Ali é feita uma análise do pedido e, quando autorizado, o protocolo entrega uma cópia ao solicitante. Não fazemos nada sem essa autorização”, explica Davi Mariano, o servidor responsável pela liberação dos Prontuários.
Quando se trata da comunidade, o Protocolo Geral também recebe e distribui documentos e pedidos vindos de setores jurídicos externos, como fóruns e delegacias. “Toda a documentação que chega ao hospital chega pelo protocolo. O trâmite é o mesmo dos pedidos de Prontuários: esses órgãos fazem um oficio, protocolizam aqui conosco e nós encaminhamos para a diretoria médica ou superintendência para que eles autorizem a entrega do que está sendo solicitado”, acrescentou Davi Mariano.
Equipe – A equipe do Protocolo Geral é composta pela Cristiane e pelo o Davi, que atuam junto com a Maria Aparecida de Amorim, que faz o atendimento do balcão e apoia a tramitação de documentos entre os setores do Hospital. Há também a Teresa de Jesus dos Santos de Medeiros, que faz um pré-atendimento no saguão da recepção; e os motoristas, Rubem de Oliveira Silva e Esmael Pronsati Sanches, que entregam os documentos que não vão via Correios, exames que não são feitos no HUM e documentos que precisam ser entregues na UEM.
O Protocolo Geral fica no hall de entrada do bloco de administração. Para quem precisar de informações, o telefone é o (44) 3011-9328 e o 3011-9320. O atendimento é realizado das 8h às 11h30 e das 13h30 às 17h.
